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電腦科技對物流業的影響
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 高雄偉 |
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物流這一名詞在香港冒起才短短數年，各大小企業均趨之若騖，而且經香港特區政府大力宣傳發展物流港的推動下，使物流這一名詞更成時尚，且略帶新鮮感。但事實上，物流由來已久，在一九六五年日本的政府文件中已出現，而物流的概念更遠在一九二一年已經在美國存在。隨著互聯網的興起，電子商貿對物流的需求激增，使物流業發展迅速並得到重視。而且因為電腦科技迅速發展，使物流業趨向電腦化，令其服務更加快捷、更加準確，更能夠達到成本效益的目標。
電腦技術對於現代物流發展確實擔當一個很重要的角色。特別是在物流管理的訂貨管理、訂貨流程、倉庫管理、運輸管理及庫存預測等範疇有很大的貢獻。而在每一個不同管理流程中均提供了不同的功能來協助物流的運作。
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＞＞＞ (一) 訂貨管理
因為電子商貿的興起，令訂貨管理的資訊流從以往只靠電話或傳真等傳統傳遞方法，轉變為使用互聯網透過電腦系統之間的資訊傳輸來完成訂貨的流程。現時客戶可以在網上諮詢及報價、修正及確定訂單、更改訂單及訂單情況等。而供貨者亦可以在網上確認接受訂單及查詢貨品的銷售情況。透過內聯網及各類軟件的協助，供貨者還可以利用網上平台作出多項訂貨的管理工作，如：
庫存數量檢查-根據訂單的數量，核實存貨是否足夠應付訂單及計算出貨品的倉儲量及定出訂貨週期。
多批或多重運輸-處理多批或多重貨品的運輸流程。
訂貨價格折扣-根據資料庫的客戶詳細資料及交易記錄，準確地計算出客戶可得到的價格折扣。
退訂單處理-處理已被客戶取消的訂單及自動更改因訂單取消而改變的庫存資料。
多重訂單的付運-處理及計劃多重訂單的付運方式、時間及流程。
多重訂單處理-利用電腦系統內的貨物參考編號處理訂單，確保多重訂單不會出現重複的情況。
處理及預留未來訂單-利用客戶資料庫的訂單資料，準確地計算客戶的訂貨週期，從而預測未來的訂單數量，預留庫存量可應付的訂單。
信用檢查-根據資料庫的客戶詳細資料及以往交易記錄，預批出客戶的掛賬信用。
透過訂貨管理，客戶、供貨者或代理均能容易地管理和完成訂貨的步驟。在訂單得到雙方面的確認後，便進入了物流的訂貨流程。在這個流程當中，電腦系統擔當著一個比較物理化的工作；如產生訂貨單、自動列印提貨標籤及文件和產生發票等。同時，電腦亦會預留已確認訂單的存貨及更新庫存資料庫的資料，確保存貨及倉儲量穩定。另外電腦系統亦在這流程中確定船期及付貨期限。
(二) 倉庫管理
除了在前線協助客戶及供貨者能暢順地完成訂貨的工作外，電腦科技在後勤管理上亦擔當著一個很重要的角色。在倉庫管理中，電腦執行的主要工作可分為五大類：
指派儲存倉位-根據倉庫的倉位分類及存貨位置，指派出最安全及方便提取的倉位位置。
儲存模式-根據預定的指引，定出貨物的儲存方法，如儲存箱、儲存筒、冷凍處理等。
倉庫儲存管理-利用電腦條碼，辨別不同貨物的種類，分配倉位及記錄存倉與出倉貨品數量和擺放位置。
制定提貨模式-以貨品的儲存時間為基礎，制定同類貨品的提取模式，如先進先出(First in First out)等。
協助存貨倉位計劃表-以存貨架的大小和承重力、倉庫的樓宇結構及不同的室內溫度，協助計劃貨倉的不同倉位位置。
(三) 運輸管理
物流的主要宗旨是節省成本，而運輸成本佔物流成本的比重最大。根據日本對六大類貨物的物流成本調查結果顯示，運輸成本佔物流成本約為百分之四十。若將產品出廠包裝費計入製造成本內，運輸成本則是物流成本的百分之五十或以上。因此能妥善地控制運輸成本，是物流的第一大目標。利用電腦科技協助管理運輸流程，不但可以控制成本，還可以有效地控制運輸所需的時間。電腦科技在運輸管理上的應用主要提供以下的功能：
貨運路線-根據貨物的目的地及距離，以電腦程式編排最適合的運輸路線，確保貨物能夠以最快的時間及最短的路程運送至客戶手中(主要是應用在陸路運輸方面)。
貨物裝載-根據貨物的質量、數量、價格或客戶的要求，設定貨物的裝載模式，例如使用二十或四十呎貨櫃。
追蹤貨物及預算到貨時間-利用網上平台，讓客戶可以查詢貨物的現時位置及預計貨物的到達時間。
貨運等級-根據貨物的質量、數量、價格或客戶的要求，將貨物分為不同等級，利用不同的運輸模式付運。例如重量較輕而貨價昂貴的貨物，便分為較高的級別，應以空運付運。
發貨付運-以預先定立的貨運路線及貨運模式，分類列印送貨及發貨單，方便付運。
貨運付費-以網上付款或收款方式，支付或接收貨運費用。
(四) 庫存預測
為了及時滿足市場或客戶的需要，企業都必須有存貨的存在。然而存貨是需要成本的，其中包括了倉儲管理費、保險費、因過時淘汰而產生的成本等，大約佔每年存貨成本約為存貨價值的百分之三十。而一些對時間十分敏感的貨品，如電腦或其周邊產品的存貨成本更是大得驚人。因此，庫存預測對企業來說便十分重要了。透過電腦科技的幫助，企業對預測存貨方面可說是不費吹灰之力。電腦首先會根據用戶所選擇的庫存技巧模式
[庫存技巧之選擇，如1.定期訂購模式(P Model)或2.定量訂購模式(Q Model)]，從銷售及訂貨的資料庫中(庫存預測資料/數據管理)，篩選所需要的數據(庫存預測資料/數據過濾)，然後根據用戶所選擇的指定貨品或指定時間(庫存預測條件選擇)，計算出符合企業服務水準的庫存預測，如每週庫存預測時間的分類、最低及最高庫存預測、貨物種類分析預測等報告，令企業能夠準確地掌握庫存預算，從而達到降低庫存成本的效益。
總括而言，電腦科技在現今社會的重要性與日俱增，其功能不但能幫助企業擴充如電子商貿等業務，還可以為企業降低成本，在世界經濟低迷，物價下跌的時候，增加在市場的競爭能力。雖然企業在發展電腦化的初期，可能需要投進大量的資金，但長遠來看還是值得的。特別是應用在物流業務上，它不但將以往傳統運輸及庫存模式的成本大大降低，還因為時間運用得宜，令企業在市場上佔有一定的優勢。
註:
1. 定期訂購模式(P Model)--是以時間作為指標的，在限制的預定時間結束時，清點或檢視庫存量，確定是否需要訂貨及確定訂貨數目。所以只有時間到時才會啟動模式。(適用於單價較低的一般貨品上)
2. 定量訂購模式(Q Model)--當存貨下降至再訂購點(Reordering Point)時，系統會發出訂貨訊息。而系統是一個持續運作的系統，其於每次庫存出現增減時，必須更新庫存的記錄，來確定是否已到達再訂購點。(適用於單價較高的貨品上，因其平均庫存比較低，能夠減低風險成本)
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